ไม่มีอะไรทำให้ลูกค้าโกรธได้เร็วเท่ากับการขับรถฝ่ารถติดมาถึงสนาม แล้วพบว่ามีอีกกลุ่มยืนรอคอร์ทเดียวกันอยู่ และทั้งสองกลุ่มต่างมีหลักฐานว่าจองไว้แล้ว
จองซ้อนเกิดจากอะไร
- รับจองหลายช่องทาง จดคนละที่ — แชทจดในมือถือ โทรศัพท์จดในสมุด หน้าร้านจดในกระดาษ
- หลายคนรับจองพร้อมกัน — เจ้าของตอบแชท ขณะที่พนักงานรับโทรศัพท์ในช่องเวลาเดียวกัน
- รับปากก่อน จดทีหลัง — "ได้ค่ะ เดี๋ยวลงให้" แล้วลืม หรือจดผิดวัน
- ย้ายเวลาแล้วไม่ลบของเดิม — ลูกค้าขอเลื่อน ช่องเดิมยังถูกกันไว้ หรือช่องใหม่ไม่ได้ถูกกัน
ตอนเกิดเหตุหน้าคอร์ท
ผมจองไว้แล้วนะครับ มีแชทยืนยันด้วย
ขอโทษครับ ในสมุดเขียนว่าอีกกลุ่มจองไว้ก่อน
แล้วผมจะทำยังไง เพื่อนมาครบแล้ว
ขอย้ายไปคอร์ท 4 ได้ไหมครับ แต่ต้องรอ 40 นาที
ต่อให้แก้ได้ ลูกค้าก็จำเรื่องนี้ไปอีกนาน และมักเล่าให้เพื่อนฟัง
แก้แบบไม่ใช้ระบบ
- กำหนดให้มี "คนรับจองคนเดียว" — ได้ผลบ้าง แต่คนนั้นต้องอยู่ตลอดเวลา
- ใช้ Google Sheet แชร์กันทั้งทีม — ดีกว่าสมุด แต่สองคนยังแก้ช่องเดียวกันพร้อมกันได้ และไม่มีอะไรห้ามไม่ให้จองซ้ำ
- โทรยืนยันลูกค้าก่อนวันเล่น — ช่วยจับปัญหาได้ก่อน แต่เพิ่มงานให้พนักงานทุกวัน
OMC SPORTS ป้องกันอย่างไร
ตารางเดียวสำหรับทุกช่องทาง
ลูกค้าจองเองออนไลน์ พนักงานรับจองหน้าร้าน รับจองทางโทรศัพท์ หรือโค้ชลงคลาสเรียน ทุกอย่างลงตารางคอร์ทชุดเดียวกัน ช่องที่ถูกจองแล้ว ช่องทางอื่นจะเลือกไม่ได้ทันที
ล็อกช่องเวลาตั้งแต่ตอนเลือก
ระหว่างที่ลูกค้ากำลังจ่ายเงิน ช่องเวลานั้นถูกกันไว้ให้ชั่วคราว ถ้าลูกค้าไม่จ่ายภายในเวลาที่กำหนด ช่องจะว่างให้คนถัดไปเองโดยอัตโนมัติ
ยกเลิกแล้วช่องว่างทันที
เมื่อลูกค้าขอเปลี่ยนเวลา พนักงานยกเลิกการจองเดิมแล้วจองช่องใหม่ให้ ช่องเดิมกลับมาว่างให้คนอื่นจองทันที ไม่มีช่องที่ถูกกันค้างไว้โดยไม่รู้ตัว
รับจองทางโทรศัพท์ก็ใช้ตารางเดียวกัน
พรุ่งนี้สองทุ่มมีคอร์ทว่างไหมครับ
มีคอร์ท 2 กับคอร์ท 5 ครับ ขอชื่อกับเบอร์ครับ
ลงให้แล้วครับ คอร์ท 2 สองทุ่มถึงสี่ทุ่ม เดี๋ยวมีข้อความยืนยันเข้าไปนะครับ
เคล็ดลับ: เคล็ดลับ: ให้พนักงานคีย์ลงระบบระหว่างที่ยังคุยสายอยู่ อย่าจดกระดาษแล้วค่อยคีย์ทีหลัง เพราะช่วงเวลานั้นคือช่วงที่การจองซ้อนเกิดขึ้น
ถ้ายังเกิดปัญหา ตรวจย้อนหลังได้
ทุกการจองมีประวัติว่าใครสร้าง จากช่องทางไหน เมื่อไหร่ และมีการแก้ไขอะไร ถ้าลูกค้ายืนยันว่าจองไว้ ดูย้อนหลังได้ทันทีว่าเกิดอะไรขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
ลูกค้าจองพร้อมกันวินาทีเดียวกันจะเป็นอย่างไร
ระบบรับคนแรกที่กดยืนยันได้ก่อน อีกคนจะเห็นว่าช่องนั้นไม่ว่างแล้ว และเลือกช่องอื่นได้ทันที
จองแบบประจำทุกสัปดาห์ได้ไหม
ได้ พนักงานสร้างการจองประจำ เช่น ทุกวันพุธ 19:00–21:00 ล่วงหน้าหลายสัปดาห์ ระบบแสดงตัวอย่างวันที่ก่อนยืนยัน และกันช่องเหล่านั้นไว้ในตารางเหมือนการจองปกติ
อ่านต่อกลับไปดูทั้ง 8 ปัญหาที่ OMC SPORTS ช่วยได้
